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Primero lo primero
¿Cómo funciona RSVP Gonram?
RSVP Gonram es la plataforma de gestión de invitados de Gonram Studio. Cada evento tiene su propia invitación digital con pases QR únicos por invitado. El flujo completo es:
Invitados
Agregas familias o grupos. Cada uno tiene sus pases individuales.
Pases QR
Cada invitado recibe un código QR único que presenta en la entrada.
WhatsApp
Envías el link de invitación a cada quien por WhatsApp desde el dashboard.
Scanner
En la entrada del evento escaneas los QR para registrar quién llegó.
Para el día del evento, comparte el link rsvp.gonram.com/scan/ con la persona que estará en el ingreso, junto con el código del evento y la contraseña que definiste. Ellos no necesitan acceso al dashboard.
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Pestaña principal
Gestión de Invitados
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Agregar un invitado
Toca "+ Agregar invitado". Llena el nombre del grupo familiar o persona. Define cuántos pases de adulto y cuántos de niño necesita.
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Subir lista por CSV
Si tienes muchos invitados, usa "Subir CSV". El archivo debe tener columnas:
nombre, adultos, ninos. Así cargas toda la lista de un jalón.3
Ver los pases de cada invitado
Toca la fila de cualquier invitado para expandir y ver sus pases individuales. Ahí ves el nombre asignado a cada pase, si es adulto o niño, y si ya confirmó asistencia.
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Enviar la invitación por WhatsApp
Cada invitado tiene un botón de WhatsApp (ícono verde). Tócalo para abrir el mensaje predeterminado con el link personalizado listo para enviar.
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Editar o eliminar invitados
Con los íconos de lápiz y basura al final de cada fila puedes editar el nombre o eliminar al invitado completo (con todos sus pases).
Usa la barra de búsqueda para encontrar un invitado rápido por nombre. También puedes filtrar por Todos / Confirmados / Pendientes / No asisten.
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Acceso al evento
Pases QR
Cada invitado recibe un link único. Al abrirlo en su celular, la invitación muestra sus pases con códigos QR individuales —uno por persona— que presentan en la entrada.
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Ver el QR de un invitado
Desde la lista de invitados, expande la fila y toca el ícono QR de cualquier pase para ver o descargar ese código individual.
2
Nombres en los pases
Por defecto los pases no tienen nombre fijo —el invitado los asigna al confirmar. Si quieres pre-asignar nombres, activa el toggle "Nombres fijados" en los pases del invitado.
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El invitado confirma desde su celular
Al abrir su link, el invitado elige si asiste o no. Si asiste, llena los nombres de cada pase. Tú ves esa info reflejada en tiempo real en el dashboard.
Una vez que el invitado confirma, su estado en el dashboard cambia a Confirmado (verde) automáticamente. No necesitas hacer nada extra.
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Organización
Asignación de Mesas
1
Asignar mesa a un pase
Expande el invitado, entra a editar un pase individual y asígnale número de mesa. Cada pase puede tener su propia mesa o todos la misma.
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Vista de mesas
La pestaña Mesas te muestra todas las mesas con sus asignados. Puedes ver cuántos lugares hay en cada una y generar un QR de mesa para imprimir en la decoración.
El QR de mesa es diferente al QR de pase — el de mesa es decorativo para que los invitados lo escaneen y vean a quiénes más les tocó en esa mesa.
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Comunicación
Mensajes de Invitados
En la pestaña Mensajes ves todos los comentarios que tus invitados dejaron al confirmar asistencia —alergias, peticiones especiales, mensajes de felicitación, etc.
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Enviar mensaje masivo
Desde el botón "Enviar mensaje" (en la barra superior del evento) puedes generar un mensaje de WhatsApp para todos los que aún no han confirmado —ideal para recordatorios.
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Recordatorio individual
Desde la fila de cada invitado, el ícono de WhatsApp abre directamente el mensaje con su link personal. Así puedes hacer seguimiento uno por uno.
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Día del evento
Control de Acceso
La pestaña Acceso y la app de Scanner (/scan/) trabajan juntas para registrar en tiempo real quién entra al evento.
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Abrir el Scanner en el teléfono de la entrada
En el celular de quien recibe en la puerta, abre /scan/. Inicia sesión y selecciona el evento. Ya puede escanear QR.
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Escanear el pase de cada invitado
El invitado muestra su QR en pantalla. El scanner lo lee y registra el ingreso: muestra el nombre, mesa asignada, tipo de pase y marca la entrada como registrada.
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Ver quién ya llegó desde el dashboard
En la pestaña Acceso del dashboard ves el conteo de ingresos en tiempo real: cuántos pases fueron escaneados vs. el total esperado.
Tip importante: instala el Scanner como app en el celular de la entrada (botón "Agregar a pantalla de inicio") para que funcione más rápido y sin barra del navegador.
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Reportes
Exportar Lista
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Descargar Excel / CSV
Desde la pestaña Exportar puedes descargar la lista completa de invitados con su estado de confirmación, nombres de pases, mesa asignada y más.
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Reporte de accesos
También puedes exportar el log de ingresos del día del evento: hora de escaneo, nombre del pase, mesa. Útil para el cliente como constancia.
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Funciones adicionales
Módulos Extra
Algunos eventos tienen módulos opcionales que se activan según la configuración del evento:
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Regalos
Muestra a los invitados una lista de regalos sugeridos con links a tiendas. Se configura desde el archivo de la invitación, no desde el dashboard.
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Álbum colaborativo
Si está activo, los invitados pueden subir fotos del evento desde su celular. Tú las ves y administras desde la pestaña Álbum del dashboard.
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Menú / Selección de platillo
Permite que cada invitado elija su platillo al confirmar. Las preferencias y alergias aparecen en la pestaña Menú del dashboard.
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Modo solo adultos
Activa el candado de niños (ícono bebé) en la barra superior para que el sistema no permita pases de tipo niño en ese evento.
¿Tienes dudas sobre la configuración de tu evento específico? Contacta a Gonram Studio — cada evento puede tener opciones distintas activadas.